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La stampa unione di Word è una funzione pratica e veloce che consente di risparmiare tempo, e anche un bel po’ di fatica, in molte occasioni: per esempio quando si ha la necessità di copiare e incollare i dati di una mailing list da riportare in una lettera che si scrive in Word e che poi dovrà essere inoltrata ai vari indirizzi di cui si è in possesso.
Ma entriamo più nel dettaglio per capire con precisione di che cosa stiamo parlando ed impariamo ad utilizzare uno strumento che troppo spesso viene sottovalutato o trascurato…
A che cosa serve la stampa unione
Microsoft Word mette a disposizione di tutti gli utenti uno strumento che consente di rendere automatico il processo di scrittura di quei documenti che richiedono di inserire dati che si possono trovare in un database: questo strumento è, appunto, la stampa unione.
Vi si può ricorrere in molte circostanze: per esempio, se si deve personalizzare il campo del destinatario di una lettera, ma anche per un attestato di frequenza a un corso a cui si è preso parte, o ancora per la realizzazione di etichette adesive da utilizzare per spedire degli articoli.
Come si usa
Il consiglio è di avere il database in un file Excel. Una volta che è stato aperto il documento in Word, si fa clic in alto sul menu Lettere, e da qui si clicca su Seleziona destinatari/usa un elenco esistente, in modo da scegliere il file Excel che comprende i dati dei clienti. Dopo che la selezione è stata effettuata, è importante verificare di aver selezionato il giusto foglio Excel.
A questo punto, il file Word è collegato con quello Excel, e ciascuna colonna della tabella corrisponde al campo unione. Per esempio, ci sono il campo unione Nome, il campo unione Cognome, il campo unione Data di nascita, e così via. I campi unione devono essere collocati nella posizione adatta, così che i record relativi possano essere messi da Word in quei punti.
La stampa
Dopo che i campi unione sono stati inseriti, si può finalizzare il documento per poterlo stampare.
Si deve fare clic sulla voce Finalizza e unisci/Modifica singoli documenti, in modo che possa essere ottenuto un nuovo documento unico con un numero di pagine pari al numero di destinatari; ciascuna pagina contiene i dati di ogni individuo.
Così, si può procedere con la stampa.
Come sfruttare al massimo le potenzialità della stampa unione
Con la stampa unione, come si è visto, si ha la possibilità di realizzare e stampare delle lettere tipo a partire dai dati presi da un foglio Excel. Nel momento in cui si adopera la funzionalità di stampa unione, viene creato da Word un documento principale che contiene una lista di destinatari in modo da produrre un set di documenti di output.
La lista dei destinatari è un database in cui sono presenti i documenti che devono essere uniti nei documenti di output; può essere un foglio di lavoro di Excel, come abbiamo ipotizzato in precedenza, ma anche un file di database di Microsoft Access. Il documento principale accoglie il testo di base, che è sempre uguale in ogni documento di output. Possono essere presenti le istruzioni in campi unione, come i nomi e gli indirizzi dei destinatari, per inserire il testo; ovviamente cambiano a seconda dei documenti di output.
Il documento di output
Mentre il database nella maggior parte dei casi è una lista di nomi o di altre informazioni personali, come per esempio i numeri di telefono o gli indirizzi, i documenti di output non sono che il frutto della stampa unione. In un documento di output il testo può essere uguale a quello degli altri documenti; ciò non toglie, comunque, che a specifici documenti si possa applicare una particolare formattazione.
Il foglio di Excel
Per il buon esito della procedura è importante che il foglio Excel da cui si parte sia strutturato in maniera adeguata. Questo vuol dire che nella tabella non ci devono essere righe vuote e che tutti i nomi di campo devono essere univoci. Inoltre, nella prima riga devono essere indicati i nomi dei campi per ogni colonna.
Ancora, ciascuna riga deve offrire informazioni relative a un elemento specifico. Una volta che il file di dati di Excel è stato creato, lo si deve salvare prima di chiuderlo. Il file può essere adattato usando vari campi in base alle diverse esigenze.
A proposito di Excel, in questo articolo puoi trovare un approfondimento sulle tabelle pivot…
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